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Les téléprocédures

URSSAF

Télédéclarer et télépayer ses cotisations par e-mail sécurisé, comment faire ?

Toute entreprise qui le souhaite peut désormais effectuer ses déclarations et/ou ses paiements de cotisations sociales par e-mail sécurisé.

L'entreprise doit au préalable s'assurer qu'elle dispose d'un logiciel de paye compatible avec le service DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) et en mesure de produire des fichiers au format Edifact Copaym ou Coplat.

La liste des logiciels compatibles est disponible à l'adresse : http://www.acoss.fr/data/gene/pdf/listelogiciels.pdf

Le principe de cette nouvelle téléprocédure URSSAF repose sur l'envoi de fichiers de déclarations et/ou paiements de cotisations sociales par messagerie sécurisée à destination de l'URSSAF.

Aussi, afin de garantir au destinataire une authentification forte ainsi que pour assurer la confidentialité et l'intégrité des données télétransmises, les entreprises doivent se procurer pour chaque collaborateur concerné un " certificat électronique " référencé par le MINEFI.
La liste de ces certificats se trouve sur le site de l'URSSAF: https://www.declaration.urssaf.fr/teledepMail.htm

Les collaborateurs de l'entreprise chargés du traitement des cotisations sociales devront ensuite :

1 - se connecter au site web declaration de l'URSSAF,
2 - retirer en ligne le formulaire d'adhésion à cette nouvelle téléprocédure,
3 - compléter et renvoyer ce formulaire à leur URSSAF locale qui envoie en retour une lettre de prise en compte de l'inscription ainsi qu'un identifiant / mot de passe personnel, puis prendre contact avec leur URSSAF locale pour effectuer des tests,
4 - signer électroniquement leur fichier de déclaration et/ou paiement de cotisations sociales grâce à leur certificat avant de le transmettre par e-mail sécurisé sur la messagerie de l'URSSAF à l'une des adresses suivantes (un avis de remise est transmis par email en retour) :
pour un fichier DUCS COPAYM : copaym.s@declaration.urssaf.fr
pour un fichier DUCS COPLAT : coplat.s@declaration.urssaf.fr
pour un fichier BRC magnétique : brc.s@declaration.urssaf.fr,
5 - à réception d'un avis de traitement par l'URSSAF, la télédéclaration est prise en compte et le télépaiement est automatiquement déclenché à la date d'échéance si vous avez choisi ce mode de règlement.

Attention : la date d'échéance annoncée par l'URSSAF correspond à la date de paiement et non à la date de limite de déclaration. Il est donc conseillé d'envoyer la déclaration, à l'URSSAF, au minimum 2 jours avant la date d'échéance prévue sous peine d'avoir à supporter des pénalités de retard. La signature de la déclaration déclenche automatiquement le télépaiement si vous avez choisi ce mode de règlement.

Pour en savoir plus :

- Le site Télédéclaration de l'URSSAF

- Le portail officiel des déclarations sociales pour les entreprises

- Le site DUCS EDI